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如何让你的审计报告更有影响力

来源:云南审计报告 | 更新时间:2018/11/20 9:15:50

如果问及内部审计人员写审计报告的理由,有些人可能会说,这是为了沟通审计业务的目标、范围和结果;也有人可能会说,这是为了描述审计发现并提出改进建议。我认为,写内部审计报告的最终目标,不是描述我们的发现或提出改进建议,而是为了说服读者采取行动。

                  审计报告

影响读者采取行动是必要的。然而,并不是所有的内部审计人员都能意识到,不同写作风格对实施乃至及时实施纠正措施有关键影响。报告的内容读者很轻易可以获知,但激励读者采取行动的因素是写作风格。例如,当年美国陆军作过一个测试,使用两个不同版本的业务邮件要求收件人执行相同的任务,结果显示,那些收到认真撰写并极具感染力邮件的收件人,在收到邮件当天就完成任务的概率是对照组的两倍。

在我作为内部审计人员的职业生涯中,我编写或编辑了数百份内部审计报告,其中一些是好的,另一些则可能需要进行新一轮的编辑。下面这些建议,可以帮助大家有效提升审计报告的影响力——它们不仅会改变报告阅读者的观念,而且会发出行动的号召,从而达到目的。

1.让报告变得更为简短

如果你看过司法部检察长(IG)关于联邦官员如何处理希拉里·克林顿(Hillary Clinton)在担任国务卿期间使用私人电子邮件服务器的调查报告,你就会发现它与一般的内部审计报告截然不同。它超过25万字的内容,而建议部分直到500页左右才开始。

我既不评论这份报告的调查发现,也不讨论与这一事件相关的政治。作为一名前检查官,我能体会到司法调查对细节的需要。审查的范围令人生畏,问题很复杂,业务的每个领域都充满了争议。但是,一定要尊重读者的需求,对于一个大型的IG调查适用的风格,可能并不适合于内部审计部门。花了整整一个晚上尝试(也失败了)阅读IG报告,让我想起了伟大的温斯顿·丘吉尔(Winston Churchill)的名言:“这份报告篇幅很长,可以使自己远离被阅读的风险。

内部审计人员可以吸取的教训:(1)内部审计报告仅仅在满足利益相关者需求时才最有说服力;(2)如果我们用太多的信息漫灌读者,那报告的影响力就会变小。报告中的每个单词、每个思考甚至整个句子,如果不能直接说明问题,就应当考虑删掉它。

2.让报告变得更加平实

最好的内部审计报告是用更平实的词语来表达更繁杂的观点,而不是用更繁杂的词语表达更平实的观点。当我们使用清晰、直接和熟悉的语言时,我们的文章最有说服力。这并不意味着让我们的报告变得肤浅”;平实的语言意味着清晰有效的沟通——与法律术语相反。正如我在之前的一篇博文《内部审计报告中不该说的十件事》中提到的。如果这十件事听起来让你印象深刻,意味着你的报告可能需要重写。

令人信服的证据表明,通俗易懂的语言更容易在更短的时间内被人阅读、理解和关注。1989年,美国海军对军官进行了一项调查,他们阅读的商务备忘录要么是简明平实,要么是官僚作风。结果显示,看到这份平实易懂备忘录的官员们:

明显有更高的理解力。

阅读时间减少了17%23%

觉得没必要再读一遍备忘录。

许多内部审计师使用Flesch-Reading EaseFlesch-Kincaid等级测试等工具来确定他们的报告是否可读。这些测试可以在网上免费获得。如果你使用Microsoft Word准备报告,你也可以选择在检查完拼写和语法后显示有关阅读水平的信息。

内部审计人员可以吸取的教训:在营销材料中,很少看到官僚主义语言或法律术语,这是有原因的:平实的语言能更好地推销观点。即使你所有的利益相关者都有能力阅读和理解博士论文,这并不意味着他们想去读这类文章。如果你的文章既不浮夸,又没有不必要的繁复,更非充满了技术词汇,那么你的文章更有可能具有说服力。

3.让报告的重点更加突出

我们需要让忙碌的高管们更容易阅读、吸收并根据我们的工作成果采取行动。让报告变得更为简短是有帮助的,但我们还必须组织我们的报告,让最重要的观点脱颖而出。

消息样式的标题、副标题和标注框可以吸引他人注意到报告中最重要的信息。不要犹豫使用例子、表格、颜色、图表或图片来修饰和强调重要的问题。还可以考虑使用内容摘要、目录和/或索引来帮助读者轻松地在报告中找到信息。对于较长的报告,内容摘要是必不可少的。

内部审计人员可以吸取的教训:不同的利益相关者有不同的需求,我们需要帮助每个读者快速访问到他们需要的特定信息。如果关键信息被细节所淹没,我们的文章就不会有说服力。

4.不要忽视细节

曾经收到过包含拼写或语法错误的简历或商业计划书吗?对于发送这类邮件的个人或公司,你可能会三思而行。审计报告也是如此。如果文章中出现拼写错误、语法或标点符号错误,读者可能会觉得你不注重细节,更糟糕的是,他们会认为你的工作不够认真。哪怕只是一个小小的错误,都会对你的可信度造成负面影响。这可能不公平,但如果你的报告中有错误(粗心或其他),你理性的论点可能会落空。

内部审计人员可以吸取的教训:注重细节。如果你因为忽略了最基本的东西而失去了信誉,你就很难有说服力。

5。语言更加客观公正

我们都试图不带偏见,但有时我们忽略了我们的话的含意。如果我们想让读者接受我们的想法,我们的语气需要客观——即使我们传达的是负面信息。

在《清晰、影响、速度:提交重要的审计报告》(Clarity, Impact, Speed: deliver Audit Reports That Matter)一书中,我的好朋友萨莉卡特勒(Sally Cutler) 提供的以下几个例子,从管理层的角度来看,可能会显得不必要的偏见或负面影响。

偏见和更负面的表达:

-审计客户未能编制文件以证明符合政策。

-接受询问时,经理们对供应商核查过程给出了相互矛盾的解释。

无偏见和更积极的表达:

-未能提供证明文件以证明该政策的符合性。

-管理人员对供应商验证过程有不同的解释。

内部审计人员可以吸取的教训:我们无法通过让别人感到敌意或防御来说服别人。如果我们的报告看起来有偏见或不公平,客户很可能会忽视我们的存在。

6.记住5C法则

IIA的专题研究《编写审计报告》针对意见和建议描述了5C法则:

-标准(应该是什么)

-条件(当前实际状态如何)

-原因(两者存在区别的原因)

-后果(当前条件的影响后果)。

-纠正行动计划/建议。

即使你使用了5C法则,你的报告也可能没有说服力。但是如果没有这五个C,你成功的几率就会直线下降。你对潜在后果的描述尤其重要:一句表达严谨的这将导致……后果,表明谁将受益,他们将如何受益,以及为什么受益。通常,如果用面向业务的术语描述结果,使用可度量的元素和特定的时间框架,说服力就会增强。例如,如果金钱、安全或程序完整性受到威胁,您就应该这样说。

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